Yerel seçimlere kısa bir süre kala Van Büyükşehir Belediyesi’nin birçok birime ait evrakları imha edeceği iddia edildi.
Van Büyükşehir Belediyesi’nin imar, yol, Mali Hizmetler, Fen İşleri ve Makine ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’na ait olduğu kaydedilen evrakların OSB alanında bulunan bir şirket aracılığıyla imha edileceği iddia edildi. Van Büyükşehir Belediyesi’ninı Mali Hizmetler, Fen İşleri ve Makine ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’na ait kimi evrakların imha edileceği iddialarını, Van Büyükşehir Belediyesi’nde bir dönemdir Ulaşım Daire Başkanlığı yapan Öner Yiğit’e sorduk.
Yiğit, Belgelerin Sayıştay’a Gönderilmesi, İadesi, Saklanması ve Yok Edilmesine İlişkin Yönetmeliğin, “Belgelerin saklanması” başlıklı 9’uncu maddesini hatırlatarak, “Kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her çeşit belge ve bilgi, genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri için ilgili idarenin kontrol ve gözetiminde bütçe yılının bitiminden başlayarak zaman aşımını kesen ve durduran haller hariç on yıl süreyle saklanır” dedi.
Yiğit, “Van Büyükşehir Belediyesi, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhasını yapıyor mu? Ayrıca belediye, evrakları mı imha ediyor, yoksa arşiv malzemesini mi” diyerek bunun kamuoyu ile paylaşması gerektiğini söyledi.
Belgelerin Kanun ve Mevzuatlara uygun bir şekilde imhası
Tekrar yönetmeliğe dönen Yiğit, 1’inci maddede yer alan belgelerin kanun ve mevzuatlara uygun bir şekilde imhasını vurguladı. 1’inci maddeye göre “Kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine, herhangi bir sebepten dolayı kaybının engellenmesine, Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ileride arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgelerin tespit edilmesine, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanmasına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.”
Belediyelerde arşiv belgelerinin imhaları ile ilgili çalışmanın hangi hallerde yapılacağının mevzuatlarda belirtildiğini aktaran Yiğit, “Van Büyükşehir Belediyesi’ne ait dosyaların ve belgelerin 2024 Mahalli İdareler Seçim öncesi yapılması bazı şüpheleri beraberinde getirmiştir. İddialara göre, cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamaması gerekirken, ayıklama içerisinde yer aldığı bilgiler arasındadır” dedi.
‘Komisyonlar mevzuata uygun kurulmadı’
Ayıklama ve İmha Komisyonları’nın ilgili mevzuatlara uygun kurulmadığını söyleyen Yiğit, “Kayyım atanan belediyelerin Seçilmiş Meclis Üyeleri ve Daimi Encümenleri olmaması mevzuat ilkelerine ters düşmektedir. Van İpekyolu Belediyesi’nin bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci olmak üzere beş kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurması gerekirken, kanun ve mevzuatlarda yer verilmiş ise de bu işlem yerine getirilmediği anlaşılmaktadır” dedi.
Yiğit, ilgili kanunun 23’üncü Maddesi gereğince belgelerin dijitalleştirilmesi gerektiğini söyledi. Yiğit, belgelerin evrak kayıt ve sayı-numarasına göre yapılmadığı bilgisini aldıklarını belirterek, imha edilecek evraklarla ilgili şu soruların cevaplanması gerektiğini vurguladı:
“* Van Büyükşehir Belediyesi’ne ait ve Büyükşehir Belediye Meclis üyeleri tarafından, Belediyeye ait muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve saikin imha şekliyle bu işle ilgili komisyonların çalışma usul ve esaslarını belirten yönetmelik var mıdır?
* Dijitalleştirilen belgelerin elektronik ve fiziki belgeler ile ilişkileri korunmuş mudur?
* Belgelerin, dijital görüntüler ile görüntülere ait üst verilerin ilişkisi korunmuş mudur?
* Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde, “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınmış mıdır?
*Belgelerin, dosyalama işlemlerinde “Standart Dosya Planı”nın uygulanması zorunlu olup, dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, plak, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanmış mıdır?”
Büyükşehir ile ilgili çarpıcı iddialar
Yiğit kendilerine gelen bilgiler arasında ayrıca, “İmha edilecek belgelerin, her belgeye, oluşturulduğu sırada veya ilgili faaliyetin başlangıcı sırasında belgenin ait veya ilişkili olacağı dosya kodunun verilmesi gerektiği, bu kodların evrakın oluşturulması sırasında imza rotasında bulunan sıralı amirler tarafından, belgelerin oluşturulması sonrasında ise belge yöneticileri tarafından kontrol edilecek. Hatalı verilen kodların doğru dosyalar ile ilişkilendirilmesi için memurların tamamının onayı alınması gerektiği ancak belgelerin geçmiş yıllarda yöneticilik yapmış, 657’ye tabi memurların görev değişikliği nedeni ile kendi görüşleri ve imzaları alınmadığı gibi ilişkilendirilmediği gelen bilgiler arasında” dedi.
Yiğit, imhasına karar verilen belgelerin ana hizmet faaliyeti ise öncelikle 100-599 aralığında bulunan belediye ana hizmetlerine özgü kodlar esas alınmadığı iddiasının da mevcut olduğunu söyledi.
Komisyon süreyi dikkate almak zorunda
Ayıklama ve İmha Komisyonları’nın mevzuatta geçen süreyi dikkate almak zorunda olduklarını söyleyen Yiğit, “Mevzuatta geçen süre Devlet Arşivleri tarafından tespit edilmiş saklama sürelerinden daha az ise Komisyon isterse belgeyi, tespit edilmiş süre sonuna kadar bekletebileceği görmezden gelinmemeli” dedi.
Yiğit, 31 Mart 2024 tarihinde yapılacak olan seçimler öncesi belgelerin imha ve ayıklama işleminin yapılmasının birçok şaibeye yol açacağını belirtti.
Ayıklama-imha işlemlerinin kurum arşivleri ve merkezi arşivlerde yapılması gerektiğini vurgulayan Yiğit, “Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir. Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır” diye vurguladı.
Yiğit son olarak, “Van Büyükşehir Belediyesi için Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın uygun görüşü olmadığı gibi, birçok bilgi ve belgenin zamanı dolmadan imha edilmesi kanun ve mevzuatlara uygun değildir” diye konuştu.
Serhat News
2 
